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设计研究

寻求平衡:开放式办公室设计的私密性思考

为了满足当今经济时代创意和创新所需,人们的工作变得更为复杂、节奏更快,合作的价值得到普遍认同。尤其在科技、创意以及互联网行业,甚至这些企业的高管们也选择离开私人办公室,在开放式布局的办公区域工作。开放式空间打破了职能部门之间的隔阂,创建一个更加以团队为导向的企业环境。这样的办公环境更有利于信息共享,让高管迅速地做出更好的决定。

越来越多中国的企业开始接受开放式办公的理念,尤其是高速成长中的互联网企业,既要考虑到办公空间租赁或置业成本,又要思考最大化鼓励协作创新,促使员工在个人空间不断缩水的工作场所里完成大部分、甚至是全部工作,而这些工作场所几乎没有私密空间。成功的协作能够让同事间进行轻松的交流互动,但同时员工也需要私密的空间来集中精力思考、制定策略或处理紧急且重要的任务。

为什么工作场所私密性如此重要

哈佛商业周刊14年出版的《Balancing“we”and“me”:the best collaborative space also support solitude》报告指出,人们对外界的干扰会有不同的感受,在处理邮件、预约会议等一些例行性工作的时候,可以忍受或不排斥被打扰,接受分散注意力的事实;而在写作或深度思考的时候则需要专注力、避免不相关的外部刺激,如果此时被打断或有分散注意力的行为,他们会比较反感,表现出烦躁与不舒适感。

企业在推进合作共事的过程中,过分开放的办公空间布局,往往容易忽略个人专注与团队协作的平衡。威尼斯游戏平台网站发现在开放办公位中,当人们试图专注工作时,平均每15分钟就要被打断一次;当被打断后需要20分钟回到原有专注状态,这与伦敦大学Glenn Wilson博士在《Innovation space:The new Design of Work》报告中所提出的研究结论相符。

图片来源:Innovation space:The New Design of Work,Glenn Wilson图片来源:Innovation space:The New Design of Work,Glenn Wilson

在一天的工作中,员工会因为被打断或者分散注意力损失28%的生产时间(Spira and Feintuch,2005)。过多的互动和不充分的隐私反而会对员工的创造力、生产力、参与度和幸福感造成严重影响。IPSOS全球研究公司对欧洲、北美、亚洲的10,500多名工人研究发现,11%拥有更多隐私的员工对整个工作场所有更高的满意度和参与度。如今,人们越来越关注他们在工作中的隐私权,而工作场所的“私密性”需要物理环境的支持。

工作场所3大私密性类型

1.声音私密性

声音私密性指不被噪音干扰或自己不制造噪音干扰别人。据康奈尔大学研究发现,只有不到40%员工可在噪音环境下自威尼斯游戏平台网站调节工作状态。由于没有隔间,打印机、电话、高跟鞋等产生的噪音在开放空间中毫无遮挡地传播着,大部分人可能会受到他们无法控制或不期望的声音的困扰,降低他们解决问题、完成任务的能力。

2.视觉私密性

视觉私密性指不被他人看见或不被能引起视线干扰的事件所影响。在缺乏视觉隐私的环境下工作容易产生曝光过度的不舒适感。根据consumerprivacy.us上关于隐私的博客文章指出,美国政府早在1987年的一项研究中发现,当人们的工作内容和速度受到监测时,人的大脑会因为担心受到关注,而无法全身心投入到工作中,并且会导致压力和压力相关的疾病。

3.信息私密性

信息私密性是指对数字内容、会议/电话内容的保密。当人们享有信息隐私的时候,就不用担心重要的工作/会议内容、敏感的个人私密信息被披露,让人获得工作安全保障。

如何提升工作场所私密性

解决私密性的关键并不是让人们回归格子间或者私人办公室,没有单一类型的最佳办公空间设置,针对个人私密性需求,威尼斯游戏平台网站提供三种空间规划配置解决方案参考。

1.灵活的独立专注空间,改善指数★★★☆

在开放空间中保持独立性和一定私密性的空间,它能够减少来自外界的干扰,满足人们开放办公和独立思考之间的平衡。该空间存在多种产品组合配置形式,可采用隔音墙、能发挥降噪功能的家具产品或电子设备。同时,要能满足移动设备便捷地获取电源,方便电脑、文件和背包等物品的放置与使用,以支持BYOD(bring your own devices)。相较于固定封闭空间,这类配置能够依据组织发展,灵活调整空间规划。

2.固定的独立专注空间,改善指数★★★★★

支持专注办公、电话和远程视频的封闭空间。在这里,人们可以有意独处,让自己和环境分开,实现“策略性隐形”——能自主选择何时出现在人们视野之中,何时消失在人们的视野之中。当离开工位独处时就不会被人打断,遮蔽来自外界的视觉与噪音干扰,满足开放办公和独立思考之间的平衡。同时,能降低因谈话或视频声音对工位员工的办公影响。该空间能够帮助员工同时获得声音、视觉、信息三重私密性保障。

3.独处的放松空间,改善指数★★★

在威尼斯游戏平台网站持续社交、协作、专注的工作一段时间后,个人大脑和身体往往会寻求能够支持身心放松的舒适环境,好让自己从繁忙的工作中短暂抽离,缓解疲劳、恢复活力。这是独立的个人放松空间,该空间通常远离人流量聚集地或茶水嘈杂区,通过配置休闲椅、沙发或不透明隔断等,营造出让人放松的独立私密空间。在这里,员工可以在放松、冥想、独立思考等不同思维间流畅转换,让自己的思绪重新集中并流动起来。

创建高绩效的工作场所,需要兼顾员工隐私和互动需求。每个人所追寻的私密性取决于他的个性、当下的思维状态以及手上的工作。企业应根据员工对于私密性的需求层级,合理布局空间,同时赋予员工对办公区域的选择权,以提高员工在办公场所的专注力及协作能力。

企业的不确定性与市场新常态

北大商学院陈春花教授于2021年初提出”让企业跟上数字时代变化的步伐”。当全球经济进入不确定性的“新常态”, 全球经济会受到很大挑战。“新常态”是指经济学范式转换、经济发展模式转轨、经济增长方式转变,整个经济环境发生了很大的变化。也指威尼斯游戏平台网站陷入了一个两难的困境:如果把疫情防控做得非常到位,经济恢复就变得受到影响;如果大力地去恢复经济,疫情防控就有可能受到很大的冲击。在这种两难的状态下,相较而言,威尼斯游戏平台网站采用了有效的防控模式,经济恢复速度很快。但无论是中国的情形,还是世界的情形,整个经济发展的状况已经改变且回不去了。

在中国﹐传统的家具商业模式皆是先定数字目标再拆解任务。但如今更要清楚地辨识疫情对全球供需的影响,由此带来完全不同的成本结构和效率的要求。对于企业来讲,要拥有更高的效率、更低的成本,其实就取决于家具企业能不能够真正地面对变化,快速敏捷地调整自己。很多企业能够在疫情期间找到自己生存的可能性,并不是因为外部给了它更多的机会,其实是因为它内部的能力变得更强。

企业管理需要自威尼斯游戏平台网站调适

当外部的环境的变化全方位影响人们的生活,并深刻改变着人们的生活方式,威尼斯游戏平台网站需要与危机带来的不确定性共处并重构商业模式。面对今天的挑战,焦虑也好,迷茫也好,束手无策也好,其实都无济于事。挑战是一个具体存在的基本事实,威尼斯游戏平台网站一定要学习跟它共处,并清楚地知道,当外部环境不能改变的时候,自身思维改变是一个根本的选择。巨大的变化是一种超越传统认知的存在,需要重构价值体系。疫情彻底改变了人们的生活状态,包括人与人之间的交往、工作与学习方式的改变,意味着很多价值都会被重构。办公的生活方式改变,商业模式就应做调整﹐若要跟上变化的速度,就必须要有能力去构建新的价值体系。企业需要给自己力量﹐做好自己的心态与思维调整,真正地理解,然后积极应对。

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